Persönlicher Assistent (m/w/d) – Strukturiertes Organisationstalent mit Umsetzungsstärke gesucht

Du liebst es, Ordnung ins Chaos zu bringen, denkst prozessorientiert und hast ein natürliches Verantwortungsgefühl? Dann unterstütze mich als mein persönlicher Assistent (PA) bei der Umsetzung unternehmerischer und operativer Aufgaben!

Ich bin seit über 25 Jahren selbstständig und habe in dieser Zeit ein erfolgreiches Immobilienunternehmen mit Standorten in Essen und Bochum aufgebaut. Darüber hinaus habe ich das bundesweit aktive Franchiseunternehmen Mein Makler gegründet, das heute in vielen Regionen Deutschlands vertreten ist.

Deine Aufgaben

• Organisation und Pflege meines Terminkalenders und meiner E-Mails

• Vorbereitung von Lohnunterlagen für die Buchhaltung

• Unterstützung bei der Verwaltung und Weiterentwicklung von Immobilien

• Betreuung von Airbnb-Einheiten (Kommunikation, Organisation, Kontrolle)

• Kommunikation mit Geschäftspartnern und Dienstleistern

• Dokumentation und Optimierung interner Prozesse (SOPs & Playbooks)

• Aufbau und Pflege einer strukturierten Ablage und Wissensdatenbank

• Projektbegleitung bei der Akquise neuer Immobilien

• Allgemeine organisatorische und administrative Aufgaben

Was du mitbringen solltest (deine Talente und Arbeitsweise)

• Hohes Verantwortungsgefühl: Du packst Aufgaben an und erledigst sie zuverlässig, ohne dass man nachfragen muss.

• Disziplin & Struktur: Du denkst in To-do-Listen, hast ein Auge für Details und bringst Prozesse in eine logische Reihenfolge.

• Organisationstalent (Arrangier-Talent): Du liebst es, viele Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und effizient umzusetzen.

• Anpassungsfähigkeit: Du kannst auch bei kurzfristigen Änderungen oder unerwarteten Ereignissen ruhig und lösungsorientiert agieren.

• Analytisches Denken: Du hinterfragst Prozesse, erkennst Optimierungspotenziale und arbeitest vorausschauend.

• Eigenverantwortung & Mitdenken: Du arbeitest selbstständig, erkennst Prioritäten und gibst regelmäßig Updates.

Was dich erwartet

• Enger, vertrauensvoller Austausch mit mir als Unternehmer

• Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung

• Möglichkeit zur Weiterentwicklung (z. B. SOP-Design, digitale Tools, Projektmanagement)

• Ein modernes, digitales Arbeitsumfeld mit Raum für neue Ideen

• Flexible Arbeitszeiten und ortsunabhängiges Arbeiten

Bonus, aber kein Muss:

• Erfahrung im Immobilienbereich oder Airbnb-Management

• Kenntnisse in Notion, Google Workspace oder Projektmanagement-Tools

• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, gutes Englisch

So bewirbst du dich

Schick mir eine kurze Bewerbung mit folgenden Infos:

• Ein paar Sätze zu dir und warum diese Stelle zu dir passt

• Beispiele deiner bisherigen Erfahrungen oder Projekte

• Dein Lebenslauf oder LinkedIn-Profil (optional)

• Dein persönliches Stärkenprofil:
  Bitte füge dein Ergebnis des Gallup StrengthsFinder Tests (Top 5) bei.
  Falls du den Test noch nicht gemacht hast, kannst du ihn hier absolvieren:
  https://store.gallup.com/p/en-eu/10108/top-5-cliftonstrengths

Hinweis: Die Angabe deiner Stärken ist freiwillig und dient ausschließlich dem Ziel, deine Arbeitsweise und Passung zu unseren Aufgaben besser einschätzen zu können. Deine Bewerbung wird selbstverständlich auch ohne Testergebnis berücksichtigt.

Ich freue mich auf deine Bewerbung und eine langfristige, vertrauensvolle Zusammenarbeit!