Persönlicher Assistent (m/w/d) – Strukturiertes Organisationstalent mit Umsetzungsstärke gesucht

Du liebst es, Ordnung ins Chaos zu bringen, denkst prozessorientiert und hast ein natürliches Verantwortungsgefühl?
Dann unterstütze mich als mein persönlicher Assistent (PA) bei der Umsetzung unternehmerischer und operativer Aufgaben!

Zur Unterstützung eines vielseitig tätigen Unternehmers mit Schwerpunkt in der Immobilienwirtschaft wird eine strukturierte, verlässliche und mitdenkende Assistenz (m/w/d) gesucht.

Das Arbeitsumfeld ist geprägt durch unternehmerische Vielseitigkeit: Der Schwerpunkt liegt im Bereich Immobilienverwaltung, Investment, Maklertätigkeit und dem Aufbau neuer Projekte. Neben der operativen Steuerung einzelner Gesellschaften zählen auch das Controlling mittels Kennzahlen, die Koordination von Geschäftsprozessen sowie die Betreuung eines bundesweiten Franchise- und Partnernetzwerks zum Verantwortungsbereich.

Die Assistenz übernimmt eine tragende Rolle in der Organisation, Strukturierung und Umsetzung dieser vielfältigen Aufgaben – sei es in der täglichen Zusammenarbeit, bei der Projektvorbereitung oder in der Kommunikation mit Mitarbeitenden, Dienstleistern und Partnern.

Gesucht wird eine Persönlichkeit mit einem ausgeprägten Sinn für Struktur, Verbindlichkeit und Eigenverantwortung – jemand, der nicht nur unterstützt, sondern aktiv mitdenkt, vorausschauend arbeitet und operative Aufgaben effizient umsetzt.

Deine Aufgaben

• Koordination meines Terminkalenders und meiner geschäftlichen E-Mails

• Organisation und Begleitung von Immobilienprojekten (Ankauf & Bestand)

• Aktive Suche und Vorqualifizierung neuer Immobilien zum Ankauf

• Unterstützung bei der operativen Betreuung von Mitarbeiter*innen im Bereich Airbnb-Vermietung

• Dokumentation und Optimierung interner Abläufe & Prozesse

• Erstellung & Pflege von Übersichten, Vorlagen und Checklisten

• Vorbereitung von Lohnunterlagen und Kommunikation mit Dienstleistern

• Allgemeine administrative & organisatorische Aufgaben zur Entlastung im Tagesgeschäft

Was du mitbringen solltest (deine Talente und Arbeitsweise)

• ch suche kein Allround-Talent, sondern eine Persönlichkeit, die ihre natürlichen Stärken kennt – und sie mit Sorgfalt, Klarheit und Loyalität einsetzt. Besonders wichtig sind:

  • Verantwortungsgefühl: Du nimmst Aufgaben ernst, arbeitest sorgfältig und hältst Zusagen ein

  • Struktur & Disziplin: Du liebst Ordnung, arbeitest organisiert und verlierst nicht den Überblick

  • Organisationstalent (Arrangier-Talent): Du kannst mehrere Aufgaben gleichzeitig koordinieren

  • Anpassungsfähigkeit: Du bleibst ruhig, wenn sich etwas kurzfristig ändert

  • Analytisches Denken: Du erkennst Schwachstellen in Abläufen und findest praktische Lösungen

  Erfahrung in der Immobilien- oder Projektorganisation ist ein Plus, aber kein Muss.

Was dich erwartet

• Enger, vertrauensvoller Austausch mit mir als Unternehmer

• Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung

• Möglichkeit zur Weiterentwicklung (z. B. SOP-Design, digitale Tools, Projektmanagement)

• Ein modernes, digitales Arbeitsumfeld mit Raum für neue Ideen

• Flexible Arbeitszeiten und ortsunabhängiges Arbeiten

Bonus, aber kein Muss:

• Erfahrung im Immobilienbereich oder Airbnb-Management

• Kenntnisse in Notion, Google Workspace oder Projektmanagement-Tools

• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, gutes Englisch

So bewirbst du dich

Schick mir eine kurze Bewerbung mit folgenden Infos:

• Ein paar Sätze zu dir und warum diese Stelle zu dir passt

• Beispiele deiner bisherigen Erfahrungen oder Projekte

• Dein Lebenslauf oder LinkedIn-Profil (optional)

• Dein persönliches Stärkenprofil:
  Bitte füge dein Ergebnis des Gallup StrengthsFinder Tests (Top 5) bei.
  Falls du den Test noch nicht gemacht hast, kannst du ihn hier absolvieren:
  https://store.gallup.com/p/en-eu/10108/top-5-cliftonstrengths

Hinweis: Die Angabe deiner Stärken ist freiwillig und dient ausschließlich dem Ziel, deine Arbeitsweise und Passung zu unseren Aufgaben besser einschätzen zu können. Deine Bewerbung wird selbstverständlich auch ohne Testergebnis berücksichtigt.

Ich freue mich auf deine Bewerbung und eine langfristige, vertrauensvolle Zusammenarbeit!

Arbeitsort

Die Tätigkeit findet ausschließlich vor Ort in unserem Büro in Essen (Rüttenscheider Straße 194–196, 45131 Essen) statt.
Remote-Arbeit ist nicht möglich.